「社長がいないと回らない会社」から卒業！業務マニュアルで属人化を解消するコツ

こんにちは！中小企業のマーケティングパートナーの株式会社TORUSです。

経営者の皆さん、現場から離れられずに悩んでいませんか？

多くの経営者が、日々の業務に追われ、戦略を練る時間が取れないという悩みを抱えています。

その原因のひとつが「業務の属人化」です。

特定の人にしかできない仕事が増えてしまうと、その人がいなければ業務が回らなくなり、経営者自身も現場に張り付くしかなくなります。

この問題を解決するためには「正しい業務マニュアル」を作ることが重要なんです。

業務マニュアルを整備することで、以下のメリットがあります。

• 業務の属人化を防ぐ → 誰でも一定のクオリティで業務が遂行できる
• 教育コストの削減 → 新人や短期スタッフの研修時間を大幅に短縮
• 経営者が現場を離れられる → 経営に専念し、成長戦略を考える時間が確保できる

では、具体的にどのように業務マニュアルを作ればいいのでしょうか？

この記事では、実際の事例を交えながら、効果的な業務マニュアルの作り方を解説していきます。

業務マニュアルが”ない”とどうなるのか？

まず、業務マニュアルがないとどうなるのかについてお話します。

あなたの会社では、特定の社員にしかできない仕事はありませんか？

もしあるなら、それはとても危険な状態です。

業務マニュアルがない状態では、以下のような問題が発生します。

• 仕事ができる人に業務が偏り、その人の負担が増える
• その社員が辞めてしまった場合に業務がストップしてしまう
• 業務がブラックボックス化し、どの業務が誰の担当か不明確になり不正やトラブルの温床になってしまう

特に歴史の長い企業ほど、この問題が深刻になりがちです。

業務マニュアルが”ある”とどうなるのか？

では逆に、業務マニュアルがあるとどうなるのでしょうか？

業務マニュアルを導入することで、主に以下の3つの効果が期待できます。

• 業務の属人化を解消
• 教育コストを削減
• 経営者が現場を離れることができる

業務がマニュアル化されることで、誰でも一定水準以上の業務をこなせるようになります。

また、新人が入った際の教育コストも大幅に削減できます。

そして何より、経営者が現場に張り付く必要がなくなり、経営に専念できるようになります。

業務マニュアルは”仕事に人をつける”こと

業務マニュアルがない状態というのは、「人に仕事がついている」「この人だからこの仕事ができる」という状態です。

これでは、特定の社員に負担が偏り、不満が溜まってしまいますよね。

一方、業務マニュアルがある状態というのは、「仕事に人がついている」「この仕事は誰でもできる」という状態です。

この状態を作ることによって、特定の社員に負担が偏ることを防ぎ、誰でも活躍できる組織を作ることができます。

業務マニュアルの具体的な作り方

業務マニュアルの具体的な作り方は以下の通りです。

①業務をリストアップする

まず、現場で行われている全ての業務をリストアップしましょう。

カテゴリー分けや優先順位をつけることも大切です。

宿泊業を例にすると、以下のように分けられます。

• フロント業務: チェックイン対応、予約管理
• 清掃業務: 客室清掃、トイレ・シャワー周りの清掃
• マネージャー業務: スタッフ管理、売上レポート作成

②業務を細分化する

各業務を細かいタスクに分け、手順を明確化します。

たとえば清掃業務の場合、以下ように細かく分解できます。

• 部屋の掃除
• トイレの清掃
• シャワーエリアの清掃

これによって、「誰が」「どの業務を」担当すればよいのかが明確になりますね。

③手順書を作成する

手順書は詳細な業務フローを記載します。

Googleドキュメントで作成するのがおすすめです。

60点の内容でOKですので、プリントアウトして使ってもらいましょう。

④現場で運用し、修正を加える

業務マニュアルを現場で運用し、フィードバックを集めていきます。

問題点を修正する必要がある部分は書き込んでもらい、修正点を随時更新しましょう。

手順通りにできているかどうかは、チェックリストを活用しましょう。

日々の業務をチェックリストで管理することで、漏れを防ぐことができます。

⑤定期的に見直し、最新の状態に保つ

マニュアルは定期的に見直し、改善していきます。

注意点として、マニュアルは細かすぎると使われません。

現場の担当者に手順書を作成してもらい、日々の運用はチェックリストを使いましょう。

また、経営者が時々現場を確認し、手順通りに業務が行われているかをチェックすることも大事です。

業務マニュアルの導入事例

マニュアルを導入してオーナーが現場から離れることに成功した事例をご紹介します。

事例①：宿泊施設のフロント業務マニュアル化

マニュアル導入前は、オーナーがいないとフロント業務が回らない状態でした。

ですが、フロント業務・清掃業務・予約管理業務などのマニュアルを整備したことで、スタッフの教育期間が短縮され、アルバイトでも即戦力として活躍できるようになりました。

その結果、オーナーが現場を離れられるようになったんです。

事例②：飲食店でのマニュアル整備と人材の入れ替え

マニュアル導入前はベテランスタッフに業務が集中し、新人がなかなか育ちませんでした。

そこで、調理手順・接客マニュアル・清掃マニュアルなどを作成し、業務が標準化されて誰でも一定水準以上のサービスを提供できるようになりました。

また、タイミーの導入に成功し、人手不足が解消されました。

まとめ

業務マニュアルを導入すると、業務の属人化が防げるだけでなく、経営者が現場を離れ、成長戦略に集中できる環境を作ることができます。

• 業務の属人化を防ぐ → 誰でも一定のクオリティで業務ができる
• 教育コストの削減 → 新人や短期スタッフの教育時間を短縮
• 経営者が現場を離れられる → 経営戦略に集中できる

今後、あなたの会社がさらに成長するためにも、ぜひ業務マニュアルの整備を進めてみてください。