こんにちは！中小企業のマーケティングパートナーの株式会社TORUSです。
「PDCAを回せば成果が出る」と言われるものの、実際には形だけで終わってしまうことも多いのではないでしょうか？
「計画は立てたけど、うまく実行できない」
「振り返りをしても、次の行動につながらない」
といった悩みを抱えている方も多いかと思います。
しかし、PDCAサイクルは正しく回せば確実に業務改善につながるフレームワークです。
そのためには、「PDCAの本質」を理解し、形骸化せずに実践するポイントを押さえることが重要になります。
この記事では、PDCAサイクルの基本から、効果的に機能させるための具体的な進め方までを詳しく解説します。
PDCAを本来の目的に沿って活用し、ビジネスの成長につなげる方法を学びましょう。
PDCAサイクルの基本とは？
改めて、PDCAって？
PDCAとは、「計画（Plan）→実行(Do)→チェック(Check)→改善(Action)」の英文頭文字4つを並べたもので、この4つステップを繰り返すことをPDCAサイクルと言います。
これは、文字通り、計画を立てて、それを実行し、その結果をチェックして、業務を改善するための方法です。
アメリカ生まれの品質の管理・改善方法PDCAサイクル
PDCAサイクルは、1950年代に、アメリカの統計学者でコンサルタントのウィリアム・エドワーズ・デミング氏らにより、品質を管理・改善する方法として生み出されたものです。
日本では「日本の品質管理の父」といわれる石川馨氏が「PDCA」という言葉を用いて以来、業種・職種を問わず、多くのビジネスシーンで活用されています。
PDCAサイクルは4ステップからなっていますが、次項からこの4ステップを詳しく見ていきます。最初は計画（Plan）からです。
PDCAサイクルのステップ1：計画（Plan）
まずは、目標を決め、さらにその目標を実現するにはどうすればよいかという計画を立てます。
この際、現実的にみて本当に実現できると確信できるような目標にすることが大切です。
また、その目標達成のためにかかる時間やお金のことも、一緒に計画しましょう。
効果的な計画の立て方
効果的な計画を立てるには、
- 今はどういう状況にあるのか
- どういった問題点があるのか
- それを改善したいか
こういったことを具体的に、明確にすることが大切です。
また、その目標は漠然としたものではなく、たとえば売り上げ額などできるだけ具体的な数字で評価できるものにしましょう。
短期的と中長期的な目標を立てる
目標は「短期的」なものと「長期的」なものの両方を立てきる必要があります。
この際、短期的な目標の積み重ねが、中長期な目標の達成につながるようにします。
その際には、目標達成のために必要なモノをどうやって集め使うか、あるいはどれだけの人手が必要でそれをどう采配するかなどまで、詳しく考えることが大切です。
リスク発生への対処も忘れずに
あるビジネスの戦略を立てるときには、どんなビジネスにも「リスク」があることは避けては通れません。
このため、計画もリスクを念頭に入れて、立てなければなりません。
リスクが発生した場合を考え、リスク発生時にはどう対処するかを、あらかじめ計画の中に入れておくことが大切です。
PDCAサイクルのステップ2：実行（Do）
次のステップは実行です。
実行段階では、計画したことを実際の行動に移すことになります。
このとき、あらかじめ立てた計画どおりに業務が進むように、きちんと進行状況を管理して、もし必要ならば計画の若干の変更もいとわないで行いましょう。
計画の実行にはチームワークが必要
計画を実行に移すときは、そのビジネスにかかわるチーム全員の協力が必要になります。
全員が計画の目的とそれぞれ自分の役割をきちんと把握しており、一丸となって業務を進めることが大事です。
業務の的確な管理が大切
業務の進行中は、業務がどのように進んでいるかをきちんと把握し、もし、計画通りに進んでいなければ、必要に応じて計画を変えることも大切です。
計画がうまくいくかどうかをきちんと見極めるために、しっかりと業務の的確な管理をしましょう。
問題発生には柔軟に対応しよう
業務の進行中には、さまざまな問題が発生する可能性があります。
問題発生時には、即原因を究明し、最適な対処の仕方を考えなければなりません。
その際には、当初の計画にはこだわらず、変更すべき点は変更するなど、柔軟に対応することが必要になります。
PDCAサイクルのステップ3：チェック（Check）
「チェック」の段階では、実行した計画がどれだけ効果があったかをきちんとチェックし、分析します。
ここで重要なのは、ただ単に「うまくいったか、いかなかったか」だけでなく「どの部分がうまくいって、どの部分がうまくいかなかったのか」までを詳細に分析することなのです。
これにより、改善点が明確になり、次のステップへと進むための貴重な情報の収集が可能になるのです。
具体的な数字で成果を評価
このように、実行した計画の具体的な成果と、得られた結果の分析を行います。
たとえば、目標としていた売上がどれだけ伸びたか、あるいは業務の進め方がどの程度改善されたかなど、具体的な数字によって成果を評価することが大切です。
具体的な数字を分析することで、計画の成功した部分と改善が必要な部分を明確に割り出すことができるのです。
第三者の意見の重要性
また、そのビジネスにたずさわっていない他部門の人、あるいは顧客からの意見やアドバイスも無視できません。
このような第三者の視点からの意見は、自分たちでは気づかないことを気づかせてくれるからです。
これらの意見を真摯に受け止めることにより、それをもとに計画をさらに良くする事ができる可能性がでてくるのですね。
問題点を吟味し次の業務に活かす
このような分析やさまざまな意見やアドバイスから、計画・実行のどの部分に問題があったのかを特定します。
ここで大切なのは、その問題が技術的なものなのか、コミュニケーションの問題なのか、あるいは全く別の要因なのかを正確に把握することです。
またそもそも計画の内容自体が問題だったのか、計画は問題なかったが実行に問題があったのか、などの分析も重要な分析となります。
そして、これらの問題をよく吟味し、次の業務に活かすことがPDCAサイクルを成功に導くカギとなるのです。
PDCAサイクルのステップ4：行動（Act）
最終段階の「行動」では、チェックの段階で得られた問題点や改善点を活かし、計画を改善します。
ここでは、改善するために実際に行動することがポイントになります。
具体的の改善策を策定
まずは、具体的な改善策を策定します。
たとえば、業務進行上で時間の遅れなどの問題が見つかったとします。
その場合、より効率的なスケジュール管理の方法を導入する、あるいは新しいコミュニケーションツールを使ってチーム内の連絡をスムーズにするなどし、業務の流れをスムーズにし、時間遅れの問題を改善する、といった具体的な改善策を策定するのです。
繰り返しとなりますが、ここでは「具体的な」改善策をしっかりと策定しましょう。
「チェック」を活かしサイクルをより優れたものにする
改善策を実行した後は、次のPDCAサイクルの準備に入ります。
ここで大切なのは、「チェック」の段階で得られた教訓を活かし、次のサイクル時を前回より優れたものにすることなのです。
PDCAサイクルは一度きりではなく、継続的に行います。継続的に行うことで、どんどん良いものにしていくのです。
サイクルを重ねるごとに少しずつ改善を加えていくことが重要
このように PDCAサイクルとは、継続的に行うことによって大きな効果が得られます。
1回のサイクルで完璧な結果を期待してはいけません。
サイクルを重ねるごとに少しずつ改善を加えていくことが重要なのです。
まとめ
この記事では、PDCAサイクルの基本と、効果的に回すための具体的な方法について解説しました。
PDCAは、計画（Plan）→ 実行（Do）→ チェック（Check）→ 改善（Action）を繰り返し、業務やプロジェクトを継続的に向上させるためのフレームワークです。
このサイクルを正しく機能させることで、業務の改善点を明確にし、より良い結果につなげることができます。
形骸化せず、実際に成果を出すためには、各ステップを意識的に運用し、適切な評価・修正を行うことが重要です。
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